Jak możesz zweryfikować stałą obsługę prawną, czy dostajesz to, za co płacisz?

Dopiero zaczynasz prowadzenie własnej działalności gospodarczej, prowadzisz firmę od niedawna albo jesteś już doświadczonym przedsiębiorcą. Chcąc czy nie chcąc, aby dobrze prowadzić firmę prędzej czy później będziesz potrzebował pomocy prawnej profesjonalnego prawnika. W czym taka osoba może Ci pomóc, w tym miejscu odsyłam do mojego poprzedniego artykułu, link znajdziesz tutaj. Z kolei w tym wpisie przybliżę Ci, co powinieneś weryfikować i czego wymagać decydując się lub już korzystając ze stałej obsługi prawnej.

Będąc przedsiębiorcą zmagasz się z wieloma problemami w różnych obszarach Twojego działania. Delegowanie tych spraw, na których się nie znasz, to oprócz zaoszczędzenia sobie niepotrzebnego stresu, w dłuższej perspektywie – oszczędność czasu, a najważniejsze pieniędzy. Z drugiej strony, jeżeli osoba, której przekazujesz swoje sprawy, nie wywiązuje się z tych zadań, skutek może być odwrotny.

W zależności od tego w jakiej branży działasz, czy i ilu pracowników zatrudniasz, jakich masz kontrahentów, jaki jest obszar Twojego działania itp. – od tego może zależeć, w jakim zakresie pomocy prawnej będziesz potrzebował.

• Jeżeli jesteś na początku swojej drogi związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej to raczej stała obsługa prawna nie jest Ci niezbędna. Ale jeżeli masz wątpliwości, czy Twoje działania są zgodne z prawem albo pojawi się konieczność sporządzenia lub przeanalizowania umowy, to wizyta u profesjonalnego prawnika (np. radcy prawnego) jest jak najbardziej wskazana.

• Klienci biznesowi (czyli po prostu przedsiębiorcy), bardzo często korzystają ze stałej obsługi prawnej w ramach abonamentu. Z własnej praktyki wiem, że to bardzo dobre rozwiązanie pod warunkiem, że każda ze stron jest lojalna wobec drugiej. Klient przekazuje prawnikowi wszystkie informacje, dokumenty dot. firmy i w miarę możliwości konsultuje z nim ważne decyzje wymagające wiedzy prawniczej, a prawnik doradza, sporządza pisma, reprezentuje, pilnuje i weryfikuje.

Można porównać to kolokwialnie do sytuacji gaszenia pożaru. Lepiej jest zapobiegać (jeżeli mamy na to wpływ), niż doprowadzić do pożaru. Bo nawet zgaszenie pożaru nie zagwarantuje, że uda się powrócić do stanu sprzed jego wystąpienia.

Co to jest abonament dot. stałej obsługi prawnej?

– To określenie zakresu czynności, które np. radca prawny świadczy na rzecz klienta za zapłatą określonej w umowie kwoty, płatnej co miesiąc.

Przykład:

Jako przedsiębiorca zawierasz z radcą prawnym umowę zlecenia. Zgodnie z umową radca prawny będzie udzielał Ci porad prawnych – telefonicznie (bez żadnych ograniczeń), osobiście (do 5 spotkań w miesiącu), sporządzał opinie, umowy, pisma, prowadził windykację należności itp. Natomiast Ty za te usługi będziesz płacił mu co miesiąc określoną kwotę np. 800 zł brutto przez czas wskazany w umowie.

Podzielmy proces weryfikacji rzetelności obsługi prawnej na dwa etapy:

I. Przed podpisaniem umowy zlecenia:

1.Przed skorzystaniem z abonamentu warto przeprowadzić analizę, w jakim zakresie będziesz potrzebował pomocy prawnej. Porozmawiaj o tym z osobą, która zaproponuje Ci usługi prawne. Już na tym etapie będziesz w stanie zweryfikować czy masz do czynienia z profesjonalistą, czy osobą, która ma gdzieś dobro Twoje i Twojej firmy.

2.  Ustalenie zakresu czynności to podstawa, żeby określić charakter i sposób świadczenia usług prawniczych w Twojej firmie np. potrzebujesz pomocy przy pisaniu i sprawdzaniu umów z kontrahentami czy klientami, dokumentacji osób u Ciebie zatrudnionych (czy na umowie o pracę czy na umowie zlecenia), wdrożenia i kontroli dokumentacji i procedur RODO.

3. W momencie, gdy zostanie przeprowadzony tzw. audyt, określacie warunki wzajemnej współpracy i podpisujecie umowę zlecenia na stałą obsługę prawną. Pamiętaj: dokładnie przeczytaj, zapoznaj się z zapisami umowy. Już na tym etapie potrzebna jest odpowiednia weryfikacja, czy zakres czynności prawnika jest adekwatny do ceny. Przecież cena to tak naprawdę inwestycja w zabezpieczenie finansowe i stabilność firmy. Jednak jak przed każdą inwestycją trzeba sprawdzić, czy i jaka będzie stopa zwrotu z tej inwestycji.

II. W trakcie trwania umowy zlecenia:

1. Jeżeli dopiero podpisałeś albo jesteś już związany umową na stałą obsługę prawną to powinieneś wiedzieć jakie są Twoje uprawnienia i czego możesz od prawnika wymagać. Jeszcze raz podkreślę, że przeprowadzenie audytu przed zawarciem umowy jest bardzo ważne, bo z góry wiesz czego Twoja firma potrzebuje i za co płacisz.

Przykład:

Przedsiębiorca X podpisał umowę na stałą obsługę prawną z prawnikiem Y. Abonament wynosił 2 000 zł/miesięcznie. W ramach abonamentu przedsiębiorca miał prawo do nieograniczonego kontaktu telefonicznego, czterech spotkań z prawnikiem w miesiącu, zagwarantowane sporządzanie umów, pism, prowadzenie windykacji. Przedsiębiorca nie korzystał jednak z dobrodziejstw tego abonamentu w pełnym zakresie, a mimo to, musiał płacić taką kwotę. Czy była to udana inwestycja?

Odpowiedź brzmi NIE. W sytuacji, gdyby przed podpisaniem umowy nasz przedsiębiorca określił dokładniej swoje potrzeby, nie narażałby się na taką sytuację i straty.

2. Jeżeli w umowie masz określone roboczogodziny pracy prawnika to wymagaj, aby poświęcał ten czas Twojej firmie. Odpuścisz to będziesz płacił za obsługę, a w tym czasie ktoś zbuduje swoją przewagę i stracisz.

3. Żądaj przedstawienia na koniec miesiąca zestawienia co do czasu pracy w ramach obsługi prawnej.

4. Rozliczaj się na podstawie faktur VAT.

5. Przeprowadzaj z prawnikiem co jakiś okres czasu rozmowę co do stanu spraw w Twojej firmie.

6. Jeżeli się z czymś nie zgadzasz albo zauważyłeś, że płacisz za obsługę, a w dłuższej perspektywie nie widać żadnych efektów to porozmawiaj o tym z prawnikiem. Jeżeli w dalszym ciągu nie widzisz poprawy to wypowiedz umowę zlecenia na piśmie (jednak na początku sprawdź jakie są warunki wypowiedzenia umowy) wskazując jako ważny powód np. utratę zaufania i brak wywiązywania się w sposób należyty z obowiązku świadczenia pomocy prawnej przez prawnika.

7. W sytuacji, gdy związałeś się umową na stałą obsługę prawną, a nie korzystasz w pełni z tego abonamentu to zacznij negocjować cenę. Podobnie, jeżeli masz większe potrzeby to przejdź na szerszy zakres czynności i ustal z prawnikiem cenę. Negocjuj, rozmawiaj, dogaduj się.

Jeżeli masz jeszcze inne pytania, a ten temat jest dla Ciebie ciekawy, bo zastanawiasz się nad stałą obsługą prawną albo chciałbyś zmienić prawnika, zapraszam do kontaktu. Z przyjemnością pomogę.