Zatrudnienie osoby na podstawie „umowy zlecenia” jest stosunkowo powszechną praktyką w biznesie. Daje to elastyczność, ale wiąże się również z pewnymi obowiązkami, takimi jak konieczność płacenia wynagrodzenia za wykonane czynności. Ponadto, zleceniodawca musi pamiętać o prowadzeniu ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy, która jest kluczową czynnością w ramach tej umowy. W tym wpisie przyjrzymy się bliżej zasadom i konsekwencjom związanym z prowadzeniem ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy.
Umowa zlecenia w odniesieniu do ewidencji godzin czasu pracy. Zleceniodawcy często zastanawiają się, jak powinni ewidencjonować czas pracy zleceniobiorcy. Posłużmy się zatem prostym przykładem, aby uwidocznić wszystkie kwestie związane z zagadnieniem.
Umowa zlecenia przy ewidencji godzin czasu pracy – przykład:
Rozważmy ten przykład: Pan X prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia Pana Y na podstawie umowy zlecenia. Wynagrodzenie Pana Y jest określone ryczałtowo. Kto powinien prowadzić ewidencję czasu pracy Pana Y? Czy Pan X powinien to zrobić, czy może to Pan Y powinien ewidencjonować swój czas pracy?
Zanim odpowiemy na to pytanie, warto zwrócić uwagę na treść art. 8a ust. 1 ustawy z 10.10.2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, wykonanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie tak, aby za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż minimalna stawka godzinowa.
Z punktu widzenia naszego pytania o ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy kluczowy jest również art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przepis ten określa, jak strony umowy zlecenia powinny potwierdzać liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
Pierwszym elementem tego przepisu jest ust. 1, który mówi, że strony umowy powinny określać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
Jeżeli strony umowy nie określiły takiego sposobu, zleceniobiorca powinien przedstawić informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia (ust. 2).
Jednak jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem form pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca lub inna jednostka organizacyjna musi potwierdzić zleceniobiorcy sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przed rozpoczęciem ich wykonywania (ust. 3).
Czwarty ustęp art. 8b przewiduje wyjątek dla wykonującego zlecenie lub świadczącego usługi w przypadku skierowania takich osób do wykonania zlecenia lub świadczenia usług na podstawie przepisów ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. W takim przypadku pracodawca, na rzecz którego jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, prowadzi ewidencję liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
Jeżeli kilka osób przyjmuje zlecenie lub zobowiązuje się świadczyć usługi wspólnie, potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług następuje odrębnie w stosunku do każdej z tych osób (ust. 5).
Wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki społecznej a umowa zlecenia przy ewidencji czasu pracy
Dodatkową wskazówką w tym temacie mogą dostarczyć wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 3.11.2016 r. Zgodnie z tymi wyjaśnieniami, strony umowy określają sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, a więc decydują, czy to zleceniodawca prowadzi ewidencję przepracowanych godzin, czy też informację o liczbie godzin przedstawia zleceniobiorca.
Jeżeli strony umowy nie określą sposobu potwierdzania, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Informację taką (np. rachunek czy fakturę zawierające wskazanie liczby godzin wykonania usługi) może przedłożyć w dowolnej formie: pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a więc np. również pocztą elektroniczną.
Ustalenie wynagrodzenia w umowie zlecenia – dalszy przykład Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy
Wróćmy teraz do naszego przykładu. Pan X (zleceniodawca) musi pamiętać o tym, że wysokość wynagrodzenia Pana Y (zleceniobiorcy) powinna być ustalona w umowie tak, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej ustalonej zgodnie z odrębnymi przepisami. Obecnie, w roku 2023, stawka ta wynosi 22,80 zł brutto (od 1.07.2023 r. będzie z kolei wynosiła 23,50 zł brutto). Ponadto, Pan X i Pan Y powinni jasno określić w umowie, kto będzie ewidencjonować czas pracy. Jeżeli nie określą tego, to zadaniem Pana Y (zleceniobiorcy) będzie przedłożenie informacji o liczbie godzin wykonania zlecenia przed terminem wypłaty wynagrodzenia. Takie rozwiązanie wynika bezpośrednio z art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Podsumowanie
Podsumowując, zrozumienie zasad dotyczących umowy zlecenia, w tym prowadzenia ewidencji czasu pracy, jest kluczowe dla skutecznego zarządzania pracownikami i prowadzenia biznesu zgodnie z prawem. Optymalne zarządzanie umowami zlecenia może przynieść korzyści nie tylko w kontekście zgodności z prawem, ale również poprawy efektywności i satysfakcji z pracy dla obu stron umowy.
Dziękuję za Twoją uwagę i przeczytanie artykułu do końca:)
Jeżeli zamierzasz zatrudnić osobę na umowę zlecenia, a nie wiesz, jak się do tego zabrać i co zrobić, żeby było to przygotowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, TEN WZÓR JEST DLA CIEBIE. Zapraszam Cię do zapoznania się z ofertą, tutaj.
Jeżeli potrzebujesz porady prawnej lub pomocy w sporządzeniu takiej umowy zlecenia, to zapraszam do kontaktu. Możesz też skorzystać z opracowanego przeze mnie wzoru umowy zlecenia, dostępny tutaj.
Stan prawny na dzień: 30.06.2021 r.
Aktualizacja na dzień: 22.05.2023 r.
Wpis na blogu nie stanowi porady prawnej. Artykuł odnosi się do ogólnej sytuacji prawnej, dlatego nie może stanowić rozwiązania dla indywidualnego problemu. Jeżeli potrzebujesz indywidualnej konsultacji, zapraszam do kontaktu.
0 komentarzy