Stan prawny na dzień: 20.04.2021 r.
Wpis na blogu nie stanowi porady prawnej. Artykuł odnosi się do ogólnej sytuacji prawnej, dlatego nie może stanowić rozwiązania dla indywidualnego problemu. Jeżeli potrzebujesz indywidualnej konsultacji, zapraszam do kontaktu.
Pozyskiwanie danych osobowych i ich przetwarzanie ściśle wiąże się z procesem rekrutacji kandydatów do pracy. Pracodawca (administrator danych osobowych) powinien zwrócić uwagę na to, jakie dane osobowe może pozyskiwać od osób rekrutujących na określone stanowisko, co stanowi podstawę prawną do przetwarzania tych danych osobowych oraz przez jaki okres te dane może przetwarzać. W dzisiejszym wpisie wyjaśnię te wątpliwości.
W moim artykule skupię na regulacjach zawartych w kodeksie pracy. Omawiamy zatem przypadek, gdy kandydat ubiega się o zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na art. 22 (1) § 1 Kodeksu pracy (dalej k.p.):
Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Bardzo ważna w kontekście wskazanych danych jest także informacja, że pracodawca żąda podania danych osobowych dot. wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku – art. 22 (1) § 2 k.p.
Co to oznacza w praktyce?
Pracodawca powinien pomyśleć nad stworzeniem wewnętrznej procedury, która pozwoli na weryfikację grup zawodowych/stanowisk pracy, gdzie konieczne będzie pozyskanie danych dot. wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pod tym kątem powinna nastąpić weryfikacja kwestionariusza rekrutacji.
W przypadku kandydata do zatrudnienia pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone powyżej w art. 22 (1) § 1 k.p., gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Trzeba pamiętać o tym, że w procesie rekrutacji pracodawca weryfikuje, czy kandydat do zatrudnienia spełnia wymogi formalne, żeby takie stanowisko w rzeczywistości zajmować. Tutaj w przypadku uzasadnionej potrzeby lub na podstawie przepisów prawa może pojawić się żądanie wskazania jeszcze innych danych. Wtedy wskazany art. 22 (1) § 4 k.p. daje podstawę prawną do pozyskania takich dodatkowych danych osobowych.
Np. kandydat na stanowisko pracownika samorządowego – podstawą prawną będzie przepis art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. art. 22 (1) § 4 k.p. i art. 6 ustawy o pracownikach samorządowych.
W jaki sposób kandydat do zatrudnienia udostępnia wskazane dane?
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, a pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie
W tym kontekście zwróć uwagę na brzmienie art. 22 (1a) k.p.:
Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22(1) § 1 k.p., z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO (przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych).
Co istotne, brak zgody, o której mowa powyżej lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.
Zwrócić uwagę, że przetwarzanie, o którym mowa w art. 22 (1a) § 1 k.p., dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie a dane osobowe szczególnej kategorii
W tym kontekście zwróć uwagę na brzmienie art. 22 (1b) k.p.:
Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (chodzi np. o dane dot. stanu zdrowia, niepełnosprawności), wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Przepis art. 22 (1a) § 2 k.p. stosuje się odpowiednio.
Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa powyżej, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (np. pracownik HR). Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
Okres przechowywania danych osobowych kandydata do zatrudnienia
- Do momentu zakończenia rekrutacji na dane stanowisko – w przypadku kandydatów, którzy nie zostali wzięci pod uwagę w toku procesu rekrutacji oraz kandydaci, którzy nie wyrazili zgody na przetwarzania danych osobowych w razie prowadzenia przyszłych rekrutacji.
- Do upływu z góry określonego czasu – w przypadku kandydatów, którzy wyrazili zgodę na przetwarzania danych osobowych do celów przyszłych rekrutacji w określonym z góry czasie.
- Do upływu okresu przedawnienia roszczeń z tytułu dyskryminacji w zatrudnieniu (do 3 lat) – w przypadku kandydatów, którzy brali aktywny udział w rekrutacji.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie powinna zostać poinformowana przez pracodawcę o zasadach przetwarzania jej danych osobowych. W tym zakresie pracodawca jako administrator danych osobowych powinien spełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO.
Dziękuję Ci za przeczytanie artykułu do końca. Jeżeli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu RODO, to zachęcam do kontaktu. Otrzymasz ode mnie informację zwrotną jak wyglądają warunki współpracy. Zachęcam też do podzielnia się swoimi spostrzeżeniami w komentarzach.
0 komentarzy