Monitoring poczty elektronicznej pracownika a RODO?

Stan prawny na dzień: 27.01.2021 r.

Wpis na blogu nie stanowi porady prawnej. Artykuł odnosi się do ogólnej sytuacji prawnej, dlatego nie może stanowić rozwiązania dla indywidualnego problemu. Jeżeli potrzebujesz indywidualnej konsultacji, zapraszam do kontaktu.

Pracownicy korzystając z maili służbowych mogą być objęci przez pracodawcę monitoringiem poczty elektronicznej. Pojawia się jednak pytanie, jak daleko pracodawca może posunąć się w tym zakresie w swoich działaniach, czy istnieją jakieś ramy prawne, które wyznaczają granicę wprowadzenia takiego rozwiązania? Najważniejsze informacje w tym temacie znajdziesz w moim artykule „Monitoring poczty elektronicznej pracownika a RODO?”.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej w temacie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy, to zapraszam Cię do zapoznania się z moim wcześniejszym wpisem: „Monitoring wizyjny w miejscu pracy a RODO?”

Regulacje związane z monitoringiem poczty elektronicznej pracownika, możesz odnaleźć w przepisach kodeksu pracy. Gdzie dokładnie? W artykule 22 z indeksem 3 kodeksu pracy.

Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej?

(tzw. kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika)

1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (np. nie wykorzystywanie sprzętu służbowego do celów prywatnych w czasie pracy).

UWAGA, ważne zastrzeżenie:

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Jeżeli jesteś pracodawcą i pozwalasz na to, żeby pracownik używał poczty służbowej także w celach prywatnych, a przez wprowadzenie monitoringu poczty służbowej uzyskujesz informacje ze sfery prywatnego życia pracownika, to dojdzie wtedy do naruszenia prywatności informacyjnej pracownika. Dlatego pożądanym rozwiązaniem jest wyraźne zaznaczenie, że poczta służbowa to poczta służbowa, a zatem nie może być wykorzystywana przez pracownika w celach prywatnych.

Jak zgodnie z prawem wprowadzić monitoring poczty elektronicznej u pracodawcy?

1.Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 22² § 6 ma tutaj odpowiednie zastosowanie);

2. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22²§ 7 ma tutaj odpowiednie zastosowanie);

UWAGA: monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika co do jego aktywności w okresie przed informacją o zamiarze wprowadzenia takiego monitoringu przez pracodawcę będzie stanowiło naruszenie prawa;

3.Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22²§ 8 ma tutaj odpowiednie zastosowanie);

4. W odniesieniu do monitoringu obrazowego na terenie zakładu pracy lub wokół niego pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem (art. 22²§ 9 ma tutaj odpowiednie zastosowanie, oczywiście przy zastrzeżeniu innej specyfiki monitoringu poczty elektronicznej); w tym zakresie obowiązany jest także stosowaćart. 12 i 13 r.o.d.o. (art. 22² § 10 ma tutaj odpowiednie zastosowanie).

Odpowiednie stosowanie przepisów o monitoringu poczty elektronicznej do innych form monitoringu u pracodawcy

Przepisy dot. monitoringu służbowej poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Przez jaki okres pracodawca-administrator przechowuje dane osobowe?

Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 r.o.d.o., z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy tego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą.

UWAGI PRAKTYCZNE:

• Zastosowany monitoring poczty elektronicznej dotyczy wyłącznie służbowej poczty elektronicznej.
• Pracodawca powinien w skuteczny sposób poinformować (np. zamieszczenie informacji w wewnętrznej sieci informatycznej, na tablicy ogłoszeń, ustne poinformowanie plus notatka służbowa), że wprowadził i stosuje monitoring służbowej poczty elektronicznej.
• W przypadku pracowników, nawet w razie ustnego poinformowania o stosowaniu monitoringu poczty elektronicznej, należy to udokumentować (tzw. zasad rozliczalności RODO) przez sporządzenie np. notatki służbowej z podpisem pracownika. W sytuacji nowo zatrudnionych pracowników, także należy pamiętać o udokumentowaniu tego, że pozyskali stosowną informację co do monitoringu, najpóźniej w dniu dopuszczenia do pracy (np. przez zamieszczenie pisemnej informacji podpisanej przez takiego pracownika w jego aktach osobowych).

Koniec. Powyżej przedstawiłam Ci najważniejsze informacje, o czym musisz pamiętać i na co zwrócić uwagę stosując monitoring służbowej poczty elektronicznej w swojej firmie w kontekście ochrony danych osobowych.

Poinformowanie użytkowników strony internetowej o tym, w jaki sposób Ty (lub np. spółka) – właściciel strony i jednocześnie administrator danych osobowych, przetwarzasz dane osobowe, to Twój obowiązek.
Pamiętaj też, że strona internetowa to Twoja wizytówka. Może świadczyć o profesjonalizmie, rzetelności i wysokiej jakości świadczonych usług albo wręcz odwrotnie.
Aby pomoc Ci w zrealizowaniu obowiązku informacyjnego RODO dla użytkowników strony internetowej, a także budować wiarygodny i profesjonalny obraz Twoich usług, przygotowałam dla Ciebie wzór kompleksowej Polityki Prywatności i plików cookies. Dostępny tutaj.

W zakresie moich usług prawniczych, zajmuję się sporządzaniem kompleksowej dokumentacji RODO oraz wdrażaniem RODO w firmach, dlatego zapraszam do kontaktu:)